日语商务礼仪-敬语的用法

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あいさつと敬語のマナー

? ? ? ? ? ? ? ? ? あいさつの基礎を身につけよう あいさつに関するちょっとした疑問 相手に応じた使い分け 出退社時のあいさつとマナー 敬語は正しく使いましょう 要注意!間違った敬語の使い方 ビジネスシーンでの言葉遣い 状況に応じた使い分け ワンポイントアップの会話術 あいさつと敬語のマナー:

敬語は正しく使いましょう

「です?ます」をつけるだけでは不十分!

「私は、社長がいった意見に賛成する」。この言葉を敬語にしてみましょう。ここで「賛成です」「賛成します」と、語尾に「です?ます」をつけるだけにした人は、あと一歩です。「いった」を「おっしゃった」に変えてこそ敬語マスターです。この場合のもっともふさわしいかたちは、「私は、社長がおっしゃった意見に賛成です」でしょう。話し言葉の語尾を「です?ます」に変えるだけで、もう敬語として使えると思っている人はたくさんいますが、語尾に「です?ます」をつける丁寧語の他にも、尊敬語や謙譲語と、敬語は全部で3種類もあるのです。たとえば、「おっしゃる」「なさる」など、相手の行為を高めて敬意を表すのが尊敬語。「いたす」「申す」など、自分がへりくだるのが謙譲語です。そして敬語は、相手の年齢や役職、相手との関係などによって、使い方が変化します。少々ややこしくはありますが、尊敬語や謙譲語を自然に使いこなせてこそ一人前のビジネスパーソンです。

「お」と「ご」の使い分けはできている?

意外と難しいのが「お」と「ご」の使い分けです。「お待ちください」「ご回答いただけますか?」などというように、ビジネス会話では度々「お」や「ご」を用いますが、間違えている人は結構な数いるのです。たとえば「お答え」と「ご回答」、「お名前」と「ご氏名」。それぞれのペアが同じような意味にも関わらず、単語の前につく文字は異なっています。それはなぜだと思いますか?それは「お」は訓読みにつけ、「ご」は音読みにつけるものだからです。ただし「お」と「ご」の使い分けには例外がいくつか存在します。たとえば「お返事」「お天気」「おはようございます」「ごちそうさま」「ご覧になる」など。これらの言葉は慣用的に用いています。ちなみに、外来語や動植物などには「お」や「ご」もつけないのが通例です。しかし、飲食店などで「おビール」といっている人もいますね。けれども、ビジネス会話においては過剰な敬語は禁物ですから、真似しないようにしましょうね。「部長、おビールをおつぎします」なんていわないでくださいね。

敬語は慣れだ!たくさん話せ

敬語の上達のコツは、とにかくたくさん話すことです。「敬語は習うものではなく、慣れるもの」そんな風にいわれている通り、敬語はたくさん使えば使うほど早く身につきます。そして、周囲の人が使う敬語をしっかり聞くことも、敬語マスターへの近道です。「この動詞の尊敬語はこうだ!」と、理屈で覚えていくのではなく、「こんなときはこういうのか」と、パターンを自分のなかに吸収していけばいいのです。

たとえば、先輩社員が話している言葉をよく聞いて、使えそうな言葉はメモしておきます。「それでは、明日の○時に御社へうかがいます」「○○は席をはずしておりますので、戻り次第、折り返しお電話いたします」など、使えそうな言葉はできるだけ、書き留めておきましょう。そして、その言葉をそっくりそのまま暗記してしまうのです。理屈で覚えるより、こんな丸暗記方式の方が効果的な場合も多々あります。

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要注意!間違った敬語の使い方

実はこれって二重敬語!

「私は、社長様がおっしゃられた意見に賛成です」この敬語の使い方は正しいと思いますか?ずばり、この使い方は正しくありません。二重敬語という言葉はご存知でしょうか?敬語を重ねて使ってしまい、過剰な表現になっている言葉づかいのことをいいますが、先の例はまさに二重敬語になっています。まず「おっしゃられた」の部分が問題です。「おっしゃる」と「される」という2つの尊敬語がここでは重ねて使われています。そして「社長様」という表現も問題です。役職自体が敬称扱いになるため、役職に敬称をつけてはいけません。過剰な敬語はまわりくどい印象を与えます。「社長がおっしゃった意見に賛成です」これで十分です。たとえ多大な敬意を表したい相手でも、過剰な敬語を用いてしまうと、かえって不快感を与える結果になってしまいます。なにごとも節度を心がけましょう。

この他にも「ご覧になられましたか?」や「いらっしゃられましたら」なども二重敬語です。くれぐれもこのような言葉づかいをしないように注意しましょう。

謙譲語が混じっていない?

「社長が申されました意見に賛成です」「お客さまが参られました」などという言葉もよく使われています。しかし、これらの言葉も、ちょっとおかしいですね。どこがおかしいのかというと、謙譲語と尊敬語が混在している点です。 まず「社長が申されました意見に賛成です」という言葉からみていきましょう。そもそも、敬意を表すべき相手に対して謙譲語の「申す」を用いることが間違いです。謙譲語「申す」には、尊敬語の「される」がつけられており、なんとなく敬語として成立しているかのような響きになっていますが、けれどもやっぱり間違いは間違いです。「社長がおっしゃった意見に賛成です」となるのが正解です。意見をいったのは社長であり、話し手はその意見に賛成する旨を伝えることが目的です。ですから、「いう」という行為をした社長を主体に考えて、尊敬語の「申された」にするのが正しいのです。

次に「お客さまが参られました」の方ですが、先ほど解説した言葉同様、敬意を表すべき相手に対して「参る」という謙譲語が使われていますね。まずそこが間違いです。そして、尊敬語の「られる」も合わせて使われています。もちろんこれも間違いです。「会社にやってきた」のはお客さまで、話し手の役目はそれを伝えることです。ですから、お客さまを主体に考えて、尊敬語の「いらっしゃる」のみを用いて表現するのが正解です。「お客様がいらっしゃいました」といえば問題ありません。少々難しく感じるかも知れませんが、迷ったら「その行為の主体は誰なのか」を考えましょう。敬意を表す相手であれば尊敬語、自分であれば謙譲語を使って表現すればいいのです。

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ビジネスシーンでの言葉遣い

ビジネス会話では、この言葉はこう変換!

「練習でできないことが、本番でできるわけがない」。この言葉はビジネス会話にだって当てはまります。使い慣れていない言葉は、たとえそれが必要なときであっても、なかなか出てこないものです。そうはいっても、勉強や運動とは違うものだし…といって、使う機会をひたすら待っていては何も前に進みません。ビジネス会話で使う言葉のうち、暗記できるものもいくつかありますよ。たとえば、ビジネス会話では、日常で使っている言葉よりも、若干丁寧な言葉が用いられます。それらを覚えておけば、多少なりとも、会話はスムーズに運ぶはずです たとえば「こっち→こちら」「あっち→あちら」「そっち→そちら」「どっち→どちら」というように表現します。「こっちの商品をあっちに置いてもいいですか?」よりも、「こちらの商品をあちらに置いてもいいですか?」という言葉の方が、幾分やわらかく丁寧な印象を与えますよね。他にも「誰→どなた」「ちょっと→少々」「本当に→誠に」「どう→いかが」「もらう→頂く」「あと→のち」「さっき→さきほど」などというように、ビジネスシーンでは普段の言葉はこのように変換して使いましょう。

クッション言葉+依頼形でYESを引き出せ!

「クッション言葉」という言葉を耳にしたことはありますか?クッション言葉とは、用件をやわらかく伝えるために、本題とは別につけ加える言葉のことです。

「すみませんが」「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」「お手数おかけしますが」「よろしかったら」「お差し支えなかったら」「お忙しいところ申し訳ございませんが」などが、よく使われているクッション言葉です。 これらの言葉は、コンビニや飲食店などでも、耳にしたことがあるでしょう。たとえば、ポイントカードを作る際に「差し支えなければ、お名前とご住所を教えていただけますか?」といわれたことはありませんか?お客さまにとって、個人情報はやすやすと教えたくはないものです。ですから、このようにクッション言葉を添えて、お願いをするのです。「お名前とご住所を教えてください」では、なんだか高圧的な印象を与えますからね。 そしてもうひとつ注目して欲しいポイントが、「教えてください」ではなく「教えていただけますか?」といっているところです。命令形ではなく、「~していただけますか?」などというように、依頼形にした方が、要望がソフトに伝わりますよ。「少々ここでお待ちください」よりも「申し訳ございませんが、少々ここでお待ちいただけないでしょうか?」の方が、了承しやすいでしょう。相手を気遣う表現にするだけで、与える印象は随分と変わり、よりいい結果を引き出せることもあるでしょう。

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状況に応じた使い分け

社外では上司でも呼び捨てに!

社外の人間に対しては、たとえいつも敬意をはらっている上司であっても呼び捨てにしましょう。上司に限らず、社外では自社の人間を呼び捨てにするのが基本です。また「○○課長」と役職名をつけて呼ぶことも避けましょう。なぜなら、役職名は敬称扱いになるからです。ですから「課長の○○」というように、名前の下に何もつけずに呼び捨てにするのです。もちろん、それがビジネスシーンでは常識ですので、上司に怒られるなんてことはありません。

社外では上司にも謙譲語を使う!

「自分」と「上司」と「お客さま」の3人がいた場合、このなかでもっとも敬うべきは誰だと思いますか?正解はお客さまです。そのためには、同じ会社の人間である上司のことは、謙譲語を使ってお客さまに伝えます。たとえば、「お客さまのところへ部長の○○がうかがったときに?」というように。たとえ会社内では尊敬語を使っている上司でも、お客さまを前にしたときは、謙譲語で表現するのです。それは、部長であっても社長であっても同じです。役職に限らず、社外の人間の前では、自社の人間はすべて謙譲語で表現するのです。

たとえば、社内の人間には「○○社長は、ただいま外出されています」と伝えていても、社外の人間に伝える場合は「社長の○○は、ただいま外出しております」と謙譲語で表現します。ただし、社内の人間の身内に伝える場合は、尊敬語を使いましょう。たとえば部長の奥さんが連絡をしてきた場合には、「部長は、ただいま席をはずされています」などというように、尊敬語を使っていいのです。

この場合どちらに尊敬語を使うべき?

お客さまと一対一の場合だと、上司に対して、尊敬語と謙譲語のどちらを使えばいいのかすぐに判断ができます。社外の人に伝える場合は、上司であっても謙譲語を使いますよね。たとえば「私は、部長が申しました意見に賛成します」というように。

一方、社内の人間しかいない場所では、上司に対して尊敬語を使います。たとえば「○○さん、部長はただ今外出されています」というように。しかしもしも、その場にその上司よりも上位の立場の人間がいたとしたらどうしますか?たとえば「自分」と「部長」と「社長」の3人の場合。この場合は、二人の上司に対してともに尊敬語を使えばいいのです。たとえば「私は部長がおっしゃった意見に賛成ですが、社長はどうお考えですか?」というように。その場所に社内の人間しかいない場合は、すべての上位者に対して、尊敬語を使って問題ありません。

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ワンポイントアップの会話術

名前を呼んでからあいさつをしよう

あいさつは、明るくハッキリ爽やかにおこなえば、好感度がアップします。しかし、実はさらに好感度をアップさせる方法があるのです。それは「相手の名前を呼ぶこと」です。「○○さん、おはようございます」などというように、相手の名前を呼んでから、あいさつをおこなえば、「お!名前をきちんと覚えていてくれたんだ」と、あなたの好感度はますますアップすること間違いありません。ですから、一度紹介された人の名前は確実に覚えておきましょう。そして、それ以後のあいさつは名前を呼んでからおこなうのです。

ただし、誰でもかれでも、名前を呼んでからあいさつをおこなえばいいというわけではありません。相手が同じ部署の人や、自分の仕事に直接関わっている人、社内での知名度がある人でしたら問題はないと思います。しかし、面識も仕事の関わりもない相手に対しては、名前を呼んでからあいさつをするのは控えましょう。紹介もしていない相手に突然名前で呼ばれたら、「どこで私の名前を調べたんだ!?」と、気味悪く思う人もいるでしょう。

実はコレって間違っている!

「よろしかったでしょうか?」という言葉が、当然のように使われています。しかし、これは正しい敬語の使い方ではないばかりか、日本語としてもおかしいです。正解は「よろしいでしょうか?」です。

「○○とか□□とかしたときに」というように、「とか」を多用している人も目立ちます。「とか」の多用は、聞き苦しいので、「とか」ではなく、「○○や□□など」というようにしたいものです。内容ではなく、言葉遣いで相手に不快感を与えていては、商談も前に進みません。

また「私的には」「課長的には」という言葉遣いも、ビジネス会話で使うべき言葉ではありません。これは若者言葉です。「私の場合は」「私としましては」などというように、こちらも先ほど同様、正しい日本語を使いましょう。 他にも、「○○さんは、席をはずしていますが…。」というように、文章の途中で終るいい方も避けましょう。「席をはずしていますが、○時ほどには、戻るかと思います」というように、続く言葉があればいいのですが、「席をはずしていますが…」で終ってしまっては、相手に不快感を与えかねません。会話は必ず、言い切るか、相手の回答を必要とする疑問形で終るようにしたいものです。

そしていうまでもないことですが、「超」を使って表現することはやめてください。「超大量の」「超多忙で」などといった言葉は、違和感なく聞こえるかも知れませんが、まったくもって正しい日本語ではありません。若者の間では受け入れられているからといって、ビジネス会話でも若者言葉を使うことは禁物です。

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