万科集团工程合同管理实施细则

导读:北京市朝阳万科房地产开发有限公司名称万科集团工程合同管理办法北京朝阳万科实施细则,4.1.2.14.1.2.24.1.2.34.1.2.4审核批准生效期万科集团工,为加强万科集团房地产项目的工程合同管理,根据《万科企业股份有限公司合同管理管理办法》,制定本实施细则,本实施细则适用于北京市朝阳万科房地产开发有限公司各开发项目,万科集团总部财务管理部成本审算中心负责对本管理办法的制订、修改、解释、

万科集团工程合同管理实施细则

北京市朝阳万科房地产开发有限公司 名 称 万科集团工程合同管理办法北京朝阳万科实施细则 编 号 版 本 第 1页 共13页 编 制 1.

2.

3. 3.1.

3.2.

4.

4.1 4.1.1

4.1.2

4.1.2.14.1.2.24.1.2.34.1.2.4 审核 批准 生效期 万科集团工程合同管理办法北京朝阳万科实施细则

目的

为加强万科集团房地产项目的工程合同管理,规范工作流程,维护公司权益,根据《万科企业股份有限公司合同管理管理办法》,制定本实施细则

范围

本实施细则适用于北京市朝阳万科房地产开发有限公司各开发项目。

职责

万科集团总部财务管理部成本审算中心负责对本管理办法的制订、修改、解释、指导、监督检查,北京市朝阳万科成本管理部负责实施细则的制订。

北京市朝阳万科公司负责签订、履行工程合同的人员(包括经办、审批、资料管理等)贯彻执行本管理办法。

方法与过程控制(一般规定、合同订立管理、合同履行管理、合同档案管理、其他规定)

一般规定

房地产开发项目工程类合同中,土建、安装、材料设备采购、装饰、园林环境、勘测、检测、监理、造价咨询委托等合同必须严格执行本管理办法;土地、设计、媒介广告类合同参照本管理办法的精神执行。

万科房地产项目的工程合同管理必须遵循以下原则:

合法性原则:工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定,使得公司的

权益能够依法受到保护。

合同书原则:工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任,但

金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理。

事前签订原则:工程合同应在经济事项发生前签署,禁止工程类业务未签署合同

即先行施工。

招标原则

本原则包括以下两方面含义:

◆采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方

式确定:(1)某项工程、产品业已经过万科集团审批确定了长期合作伙伴关系;(2)

北京市朝阳万科房地产开发有限公司 名 称 万科集团工程合同管理办法北京朝阳万科实施细则 编 号 版 本 第 2页 共13页 编 制 4.1.2.54.2 4.2.1

4.2.1.14.2.1.24.2.1.34.2.1.44.2.1.54.2.2

4.2.2.14.2.2.2 审核 批准 生效期 某些政府垄断工程;(3)属于《万科集团工程招标管理办法》规定的适用情形,经公司有关负责人批准后,方可采用议标或直接委托的方法确定合作方。并填写《工程评定标审批表》报公司领导会签,未合作过的单位还应附上《承包商考察结果审批表》,详细规定及流程参见《万科集团工程招标管理办法》。

◆合同条件是招标文件的重要内容:拟签合同正文及其补充协议(包括设计变更

与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议),应作为招标文件之附件一并发给投标单位,投标单位需对其进行确认。

利益明晰原则:合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务,以杜绝模糊、歧义、

推诿、扯皮现象;合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式;如果合同价款可能调整,则应明确调整依据、调整方式(如何计价、总价如何最后确定等),并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。

合同订立的管理

标准示范合同:在招标及合同签署时,工程合同文本应尽量应用合同标准文本。

总部有关部门将就房地产业务,逐步建立统一的合同标准文本,各公司应予采用。 合同标准文本内容尽量采用FIDIC条款模式,内容分为协议条款、通用条款、补

充条款和附件,其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定,通用条款适用于所有的同类合同,补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜;

如当地政府部门有强制性规定,可按当地政府部门标准合同执行,但必须通过补

充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。

如公司尚未制定合同标准文本,可以延用以往的合同,但经办部门应联系成本管

理部、工程管理部、财务管理部、办公室、法律组尽快制定相应的标准合同。

当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时,业务部门应及时提出

与相关部门共同修改。

合同的经济条款应包括但不限于以下内容:

合同价款或委托酬金:采用招标方式选择合作方的,应以双方确定的最终报价作

为合同金额;提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款,如果是采用费率折扣方式确定合同价款,合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法,并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款,以及就确定后的合同价款签署补充协议。

为防止承包单位高估结算,应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如报送

的结算造价最终核减额在审核总价5%以内(含5%)的造价咨询酬金由发包单位

北京市朝阳万科房地产开发有限公司 名 称 编 制 万科集团工程合同管理办法北京朝阳万科实施细则 审核 批准 编 号 版 本 生效期 第 3页 共13页 支付,若结算造价最终核减额超出5%,则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付;若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额10%(含10%)时,承包单位除造价咨询酬金外,发包单位应进一步扣款(扣款比例、金额各公司自定),直至取消今后对万科工程的投标资格(且应在《工程结算通知单》强调此内容)。

4.2.2.3 计价依据:工程类合同应将施工图、报价清单、预算书作为合同的组成附属部分,

4.2.2.4 4.2.2.5 4.2.2.6 4.2.2.7 4.2.2.8 合同附属文件一般还包括:招标文件、投标文件、答疑文件、澄清报价的谈判记录等,并应在合同条款中明确以下问题:

◆包干形式、定额标准、取费方法;

◆发包单位分包工程、甲供(三方供货)材料设备的范围及保管费的计取方式、(发

包单位)限价的范围和种类、结算可调价材料的范围和种类;

◆人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法; ◆设计变更、现场签证、及报价清单外项目的计价方法;

◆总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法; ◆开办费、施工组织措施费、临时设施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等、

劳保统筹费等费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。

设计变更及现场签证:合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价

办法,对于承包单位,可依据《北京市朝阳万科设计变更和现场签证管理办法实施细则》的规定与其另外订立《关于设计变更、现场签证的协议》。

总价结算办法:工程类合同可在合同中明确规定按“结算=合同价(或预算造价)

+材料价差+设计变更+现场签证+增加项目-减少项目”确定结算总价。

结算和付款办法:合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修金处理

办法;进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额,少采用分月审核进度款的方法;各期进度款累计不应超过总造价的80%;无准确施工图预算或无准确合同总价时,应充分考虑付款风险,尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款,以防超付。

廉洁合作约定:为维护公司利益、防止黑幕、保护职员,在总价较高的合同中,

应与承包单位另外签署《廉洁合作协议》作合同的补充协议。

保修协议:对施工合同,为保证工程质量,保护公司利益,应与承包单位在合同

中明确各分部分项工程的保修期限(返修过的部位保修时间应顺延)、保修责任、保修及时性的约定,以及因质量问题给小业主造成的直接和连带损失,承包单位应负责赔偿。

北京市朝阳万科房地产开发有限公司 名 称 编 制 万科集团工程合同管理办法北京朝阳万科实施细则 审核 批准 编 号 版 本 生效期 第 4页 共13页 4.2.3 合同起草、谈判与签署的主要职能部门:工程管理部负责工期、质量等技术部分的起草、谈判和合同签署;成本管理部负责其中的合同价款、计价方式、付款方式等经济部分工程的起草和谈判。

4.2.4 合同审批流程:通过招标确定合作方后,由主办工程师填写合同审批表,在征得有关职能部门同意(会签)后上报分管副总、总经理审批;合同审批应按照合同的审批流程,工程合同审批流程如“图一”所示(图中实框为必经流程,虚框为按实际情况选择之流程;)。 工程合同审批流程:

4.2.5

为提高合同审批的效率,公司领导、职能部门经理可根据实际情况需要,在自身职能范围内,对于某些类别、一定金额以下的工程合同,在不违反有关规定的前提下,可对下级部门或人员作一定的授权,但授权人仍为责任人。

4.3 4.3.1

合同履行的管理 合同交底:

在合同签订之后,合同主办部门一般至少就主体合同填写《万科企业股份有限公司工程合同摘要表》,发至各相关部门,并向工程、成本、采购等有关人员进行合同讲解交底,说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责(即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围)、总分包的关系等,以便各岗位人员协调、配合;金额较小的合同,可只填写《万科企业股份有限公司工程合同摘要表》发送到相关部门的有关人员,以便执行。

4.3.2

合同款支付

公司分管领导复核签字 总经理 (董事长) 批示签字 办公室存档、下发经办部门执行 财务管理部复核签字 成本管理部复核签字 相关业务部门复核 经办成本工程师复核签字 主办工程师/成本工程师共同确定合同格式、条款 法律人员审核非标准合同 招标确定合作单位等 主办工程师填写《合同审批表》、经办部门负责人审核 北京市朝阳万科房地产开发有限公司 名 称 编 制 万科集团工程合同管理办法北京朝阳万科实施细则 审核 批准 编 号 版 本 生效期 第 5页 共13页 4.3.2.1 项目部的工程管理人员负责合同款支付的经办,填写付款申请单、工程付款审批

表等,经相关职能部门审核、公司领导审批后支付;合同款支付审批按其支付金额规模确定审批流程。工程进度款的支付流程如“图二”所示(图中实框为必经流程,虚框为按实际情况选择之流程)。 工程付款审批流程:

4.3.2.2 对保修金等余款的支付办法应作明确规定,除一般保修金外,可在合同中约定发

包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金。

4.3.3

合同变更的管理:合同订立后,因客观条件发生变化需要变更合同内容的,或者承包单位提出变更要求的,经办人员应及时向部门经理请示报告,部门经理同意变更的,经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款,再按照合同订立的有关程序办理,严禁擅自变更合同。

4.3.4

合同结算

总经理 (董事长) 签字 财务付款,并录入金蝶、成本软件 成本管理部登记实际完成及付款台账 经办部门(合同管理员)登记付款台账 分管副总(或总监)签字 财务管理管理部复核签字 成本管理部复核并签字 项目经理复核签字 承包单位报付款申请报告(附所需付款依据) 监理审核形象进度(附质量等说明) 现场工程师复核,项目成本工程师审定完成及应付金额 现场工程师填写《工程付款审批表》 4.3.4.1 当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成,并且通过验收、达到了工程

结算条件,由主办工程师协助合作方收集整理结算资料,填写《结算工作交接单》。

4.3.4.2 如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等,主办工程师应在《结

算工作交接单》作出详细说明及处理意见。

4.3.4.3 由成本管理部负责按合同确定的结算方式办理结算,并特别注意:奖罚条款的执

行(如工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚等)、承包方承诺让利、各项费用的计取或扣除(如水电费、扣款项目、保修金等)、承包单位多报领的甲供材料、变更签证未如实实施的部分、钢材实际用量、主材价格等。

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